Jeden můj dobrý známý, kterého považuji za úspěšného člověka, byl natolik ochotný, že když jsem ho požádal, aby se mi svěřil se svým kariérním příběhem, neodmítl.
Téměř před deseti lety se mu ve firmě, v níž pracoval, dostalo povýšení. Ze začátečnické úrovně pomocného pracovníka se mu podařilo propracovat na vrcholného manažera.
A ačkoli přiznává, že postup v kariéře byl pro něj velmi vzrušující, byly chvíle, kdy měl pocit, že nové nároky vyplývající z vyšší pracovní pozice nezvládne.
Měl pocit, že nemá dost času, aby stihl všechno, co potřeboval nebo co chtěl stihnout, a zpočátku míval pocit, že je toho na něj moc. Začínalo mu být jasné, že musí něco změnit.
Můj známý ve svém příběhu pokračoval tím, že ve svém náročném období se doslechl o motivačních knihách, o tom, jak účinně již pomohly více úspěšným lidem. Rozhodl se tedy nějaké si pořídit a prostudovat.
První věc, kterou se díky těmto knihám naučil, byla, jak provést více práce za méně času. A nejen to.
Kromě zefektivnění svého pracovního času mu studium motivační literatury pomohlo zlepšit i některé jiné aspekty svého pracovního výkonu.
Dohromady přečetl neuvěřitelných sto motivačních knih a to nejdůležitější z nich shrnul do patnácti bodů, které nám pomohou udržet si produktivitu a efektivitu za všech okolností.
S mým známým jsme pro vás sestavili seznam tipů, doporučení a rad, které vám umožní odemknout mysl a udržet si tvůrčí a pracovní potenciál.
1. Nečekejme, dokud nám termín stanoví někdo jiný – stanovme si ho sami
Když si vzpomeneme na naše školní časy, jako žáci či studenti jsme byli zvyklí na to, že termíny nám vždy určoval někdo jiný. Jako studenti jsme dostávali úkoly, které jsme museli dokončit do určitého data.
Po skončení školy tak můžeme mít problém, protože u sebe nemáme nikoho, kdo by nám zadával nějaké úkoly či termíny, ve které mají být úkoly splněny.
Za těchto okolností máme tendenci upadnout do lenosti, protože jsme najednou ztratili pocit naléhavosti pro splnění nějakého úkolu.
To je také důvod, proč ti nejlepší žáci a studenti většinou v životě skončí jako průměrní – jako absolventi nemají nikoho, kdo by jim zadával úkoly, které je třeba splnit v určitém termínu.
Úspěšní lidé naopak nečekají na nikoho. Sami si stanovují profesní cíle a určují si priority. Cíle a termíny, které jsou stanoveny někým jiným, jsou dobré pouze na to, abychom provedli jen to, co je zapotřebí pro holé přežití.
Avšak úkoly a termíny, které si stanovíme sami, nás dotlačí k maximálnímu využití našeho potenciálu a výsledkům, na které bychom se dříve neodvážili pomyslet.
Důležité je být proaktivní, nikoli pasivní.
2. Mějme přehled o tom, jak nakládáme se svým časem, a začněme k němu přistupovat stejně odpovědně jako k financím na svém bankovním účtu
Když se lidí zeptáme, jestli znají sebe sama, většinou dostaneme sebevědomou odpověď, že ano.
Když se jich ale začneme vyptávat na jejich život, pak zjistíme, že se vůbec nezmiňují o tom, co dělali minulý týden, v určité dni, v určitý čas. Čas je to nejcennější, co máme.
Podobně jako na výpisu z banky můžeme vidět, za co utrácíme své peníze, měli bychom mít přehled o tom, jak trávíme svůj čas.
Jak říká staré rčení: „Čas jsou peníze.“ Peníze se dají vždy vydělat, ale čas, který nám protekl mezi prsty, nám už nikdo nevrátí.
Zaveďme si deník, do kterého si budeme zapisovat, kolik času trávíme nějakou činností. Zapisujme si do deníku úplně vše, dokonce i zdánlivě bezvýznamné každodenní činnosti.
Možná budeme překvapeni, kolik času promrháme prováděním nějaké činnosti.
3. Zaměřovat svou pozornost na své slabé stránky nemá smysl. Místo toho raději rozvíjejme své silné stránky
To, že chceme zlepšovat i své slabé stránky, je zcela pochopitelné. To by však nemělo být naším hlavním cílem. To nejdůležitější je zlepšovat své přednosti.
Vynikáme-li v nějaké činnosti, o které můžeme bez pochyb prohlásit, že je naší předností, to znamená, že pro tuto činnost máme vrozené předpoklady či talent, nebo ji umíme provádět na její základní úrovni.
V opačném případě by nám tato činnost nešla tak dobře a nepovažovali bychom ji za svou přednost. Při čtení těchto řádků se nám pravděpodobně vynořuje jasná představa o tom, co by mohlo být naší předností, na kterou bychom mohli zaměřit svou pozornost.
Rozdíl spočívá v tom, že když se zaměříme na své přednosti, a ne na své slabé stránky, budou exponenciálně růst.
Kdybychom se zaměřovali na své slabé stránky, pokaždé dosáhneme jen slabých výsledků. Je to proto, že díky své snaze se v nejlepším případě dostaneme od úplné nuly o trochu výš.
Když určitá oblast není naší silnou stránkou a je pro nás naprosto cizí, bylo by pro nás těžké určit, co funguje a co ne.
Když však známe své slabé stránky, můžeme využít naše přednosti, v nichž jsme se časem zlepšili. Tímto způsobem můžeme naše slabé stránky přeměnit na průměrné.
4. Úkoly si vyjmenujme podle důležitosti – nejprve zmiňme ty nejdůležitější a poté méně důležité
Ne všechny úkoly jsou stejně důležité. Proto si vždy položme otázku: Jaký úkol je třeba udělat ihned? Naučme se své úkoly uspořádat podle důležitosti, na začátek seznamu zařaďme ty nejdůležitější.
Čas od času se dopouštíme chyb, když si myslíme, že úkol, který přišel dříve než ostatní, je důležitější než úkoly, které přišly po něm. A některé úkoly mohou mít doslova pákový efekt, a tak i když vyvstanou později než jiné úkoly, měli bychom je upřednostnit a splnit ihned.
Příklad: Máme v plánu zlepšit si své prezentační dovednosti. Tento plán chceme splnit tím, že si přečteme dvacet knih pojednávajících o osobním růstu. Pak se ale rozhodneme prostudovat i nějaké knihy o rychločtení.
V tomto případě by bylo lepší nejprve si přečíst knihy, které nám pomohou zlepšit rychlost našeho čtení, a až poté se pustit do knih o osobním růstu. Pak nám to půjde mnohem rychleji a efektivněji.
5. Nenakládejme si na ramena tolik, kolik nejsme schopni unést
„Celou pizzu nesníš na jeden hlt.“ Jistěže, tento výrok může pro někoho vyznít jako výzva a jsme si jisti, že někteří z vás umí sníst celou pizzu bez větších problémů.
Tímto výrokem však chceme poukázat na to, že máme tendenci si myslet, že můžeme neomezeně zvládat náročné úkoly na vlastní pěst.
Když si však na naložíme na ramena příliš velký náklad, může nás to postupně odrazovat a v konečném důsledku obírat o motivaci.
Řešení: Velké úkoly si rozdělme na menší, „stravitelnější“ úkoly. Tímto způsobem si vytvoříme přehlednější systém, jak náročný úkol zvládneme. Rovněž se zbavíme stresu, který bychom cítili při provádění velkých, náročných úkolů.
6. Moudří lidé jsou si vědomi toho, že některé úkoly mohou přenechat jiným
Není naší povinností, a není to ani možné, abychom všechny úkoly plnili jen sami. Děláme-li více věcí najednou, to ještě není záruka, že to děláme i lépe.
Je to právě naopak – když si na sebe naložíme příliš mnoho úkolů, zvyšuje se pravděpodobnost, že začneme dělat více chyb při jejich plnění. Když se snažíme dělat více věcí najednou, nemůže to ani jinak dopadnout.
Popřemýšlejme tedy nad tím, jestli některé úkoly nemůžeme přesunout na naše kolegy, společníky či pomocníky. Budeme se tak moci lépe soustředit na plnění náročnějších a důležitějších úkolů.
7. Mozek používejme hlavně na přemýšlení, a nikoli na pamatování
Existuje neomezené množství informací, a proto není možné zapamatovat si vše. Jedno známé rčení zní: „Za svůj život si toho zapomněl víc, než toho víš teď.“
Jinými slovy, informací je příliš mnoho na to, abychom se snažili uchovat si je v paměti. Jsou i jiné nástroje, které nám pomáhají uchovávat a uspořádat naše myšlenky a nápady, jako jsou například počítač, mobilní telefon apod.
8. Na konci dne posuďme úroveň naší produktivity
Na konci každého dne popřemýšlejme pár minut o tom, co se nám podařilo provést úspěšně, jakož i o tom, co bychom mohli ještě zlepšit.
Položme si tyto otázky:
– Jaký úkol jsem dnes provedl úspěšně?
– Jaký úkol jsem dnes neprovedl zrovna nejlépe?
– Proč se mi některé úkoly nepovedly tak, jak jsem si to naplánoval?
– Co mohu udělat pro to, aby se mi zítra dařilo lépe?
Pokud nemáme sebereflexi, pak se spoléháme jen na přirozený růst. Úspěšní lidé se však na to nemohou spoléhat.
Místo toho záměrně hledají aspekty, které by mohly ještě zlepšit. Dokonce i když máme pocit, že jsme odvedli dobrou práci, popřemýšlejme o tom, co by se dalo zlepšit.
Jak se říká, vždy je co zlepšovat!
9. Místo toho, abychom si přidávali další úkoly, je lepší, když na některé úkoly zapomeneme
Vytvořme si zvyk, že se budeme pravidelně zbavovat něčeho, co nám nepřináší užitek. Může se jednat o nějaký druh manuální práce, o věci, které vlastníme nebo o některé naše vztahy.
Zkusme si to představit – nepořádek v naší pracovně nás obírá o potřebný prostor, a navíc se to negativně odrazí na našem pracovním výkonu. Je to právě proto, že nepořádek je symbolem nakupených úkolů a problémů.
Z vlastní zkušenosti možná víme, že potřebujeme mít pořádek na našem pracovišti, abychom se uměli soustředit na práci.
A také víme, že pořádek si musíme udržovat nejen v našem okolí, ale i digitálním prostoru. V počítači si proto ponechme jenom to, co je důležité, a zbytečné informace vymažme. Náš počítač bude pracovat rychleji a nebudeme se muset zdržovat hledáním potřebných informací v nespočetném množství souborů a složek.
I zde platí, že méně je více!
10. Naučme se odhadnout, kolik času nám úkol zabere
Tohle je jeden z kroků, na který často vůbec nemyslíme, a vehementně se pustíme do nějaké projektu, aniž bychom zvážili, kolik času nám zabere jeho splnění.
Napravíme to tím, že se budeme řídit následujícím dvouminutovým pravidlem. Pokud se nám podaří úkol splnit do dvou minut, neváhejme a splňme ho jako první v pořadí.
Když si nedáme tu námahu, abychom odhadli, kolik času nám splnění úkolu zabere, může se stát, že budeme při jeho plnění plýtvat časem.
Je to proto, že ve své mysli nevidíme jasný cíl nebo termín, ve který chceme úkol splnit. Pokud si neumíme stanovit normu či standard, nebudeme si moci určit, jaké aspekty bychom měli zlepšit, a při provádění stejného úkolu tak budeme méně efektivní.
Příklad: Chceme si připravit rajčatový salát. Ještě předtím, než začneme, popřemýšlejme o tom, kolik času nám to asi zabere. Třicet minut? Patnáct minut? Tři minuty?
Když už na začátku popřemýšlíme o tom, kolik času nám příprava salátu zabere, podvědomě začneme plánovat, jak tento úkol provedeme co nejefektivněji.
11. Využívejme svou tvořivost naplno bez ohledu na to, co je naší prací
Při provádění svých úkolů potřebujeme určitou dávku tvořivosti bez ohledu na to, jak nudné a nezáživné se nám úkoly mohou zdát. Ne každý z nás je obdařen přirozenou dávkou tvořivosti, ale je třeba si uvědomit, že tvořivost je jako sval, který lze vytrénovat.
Možná vy ani já nepřineseme tomuto světu převratné, geniální nápady. To však neznamená, že se nám nemusí podařit přijít s některými neobvyklými, novými a lepšími řešeními, která nebudou mít daleko k těm nejznámějším a největším objevům.
Určitá míra tvořivosti z naší strany se odrazí na lepším pracovním výkonu.
Tvořivost můžeme uplatnit v takových případech, jako jsou organizování času nebo výrobní postup.
Jednoduše řečeno, pokud chceme, aby náš pracovní výkon směroval nahoru, je třeba, abychom začali záměrně využívat i naši tvořivost.
12. Naučme se odhadnout, dokdy má plnění úkolu smysl, případně kdy bychom měli na úkol raději zapomenout. Některé projekty či úkoly časem ztrácejí na ceně
Když nám plnění nějakého úkolu či setrvávání v nějakém projektu již dlouhodobě nepřináší výsledky, kterých bychom chtěli dosáhnout, budeme se muset zamyslet nad tím, jestli má smysl pokračovat.
Na základě svých zkušeností si budeme muset vypěstovat instinkt a sebedůvěru, abychom měli odvahu se vzdát projektu. Mnohé projekty či úkoly časem ztrácejí na významu a nemají cenu.
Rovněž platí, že čím více času nám úkol zabere, tím méně je pravděpodobné, že úkol bude úspěšný. Když už máme nějakou dobu pocit, že nevidíme žádný progres, je možná na čase, abychom přehodnotili svůj plán a zabránili tak dalším ztrátám.
Příklad: Když si vedení firmy začne uvědomovat, že firma přichází měsíčně stále o více peněz, jediný rozumný tah je změnit strategii.
13. Je prozíravé předpokládat, že toho neumíme tolik, kolik jsme si mysleli
Protože, řekněme si to na rovinu – většina lidí toho mnoho neví. O každé oblasti existuje nevyčerpatelné množství informací. Proto bychom se nikdy neměli plně uspokojit – je jisté, že vždy máme něco, v čem se můžeme hodně zlepšit.
Ovládáme-li nějakou činnost na dobré úrovni, ještě neznamená, že se v ní nemůžeme zlepšit. Snažme se toho dosáhnout více a nepřestávejme hledat nové informace či způsoby.
To nejlepší ze sebe dostaneme pouze v případě, kdy hledáme nové způsoby, jak se zlepšit. A to nejdůležitější – dávejme si pozor, abychom se nestali arogantní – uvnitř i navenek.
Uchovejme si skromnost, zůstaňme stát nohama pevně na zemi. Tímto způsobem získáme velký respekt našich kolegů a společníků.
14. Určeme si, co nám způsobuje okamžité uspokojení, a straňme se toho
Možná si myslíme, že nemáme žádný spouštěč, jenž by nás okamžitě uchlácholil. Avšak všichni ho máme. Obvykle je to nějaká oblast nebo činnost, které nám jdou od ruky, a proto se při nich nemusíme nějak extra snažit.
Tato činnost nás naplňuje dostatkem sebevědomí a pocitem produktivity. A to až do té míry, že si začneme myslet, že se nemusíme již více snažit. Čili začínáme usínat na vavřínech.
A jaké vavříny by to mohly být ve vašem případě? Pokuste se je rozpoznat a nedopusťte, abyste na nich usnuli.
Příklad: Náš šéf nás pořád chválí, až to vypadá jako kdyby nás rozmazloval. Protože od něj stále slýcháme, jak dobrou práci odvádíme, začínáme postupně nabývat pocitu, že se nemusíme již více snažit.
Pokud se však chceme nadále zlepšovat nebo si alespoň udržet svůj dosavadní status, budeme se muset snažit ještě více, abychom dosáhli ještě vyšší úrovně dokonalosti.
15. Před očima mějme vždy celkový obraz, ale pracujme na detailech
Hned ze začátku si stanovme, co je naším konečným cílem, a pak na něm začněme postupně pracovat. Náš konečný cíl rozdělme na jednotlivé kroky a ty pak vyjmenujme podle logické posloupnosti.
Když budeme jednotlivé kroky plnit v logickém pořadí, nakonec se nám podaří dosáhnout svého cíle. Ale ještě předtím, než začneme, zkontrolujme si všechny kroky – položme si otázku, jestli každý krok opravdu přispívá k celku a je opravdu nezbytný.
Možná už zde zjistíme, že bude lepší, když náš čas raději věnujeme některým jiným krokům. Nikdy naše úkoly neprovádějme bezmyšlenkovitě a naučme se přemýšlet nad tím, co vlastně děláme.
Vždy mějme před očima celek a uvědomujme si jednotlivé kroky, které vedou k jeho dosažení.
Časopis Ve hvězdách si lze předplatit prostřednictvím non stop linky předplatného + 420 777 157 435, e-mail: info@astrolife.cz (roční předplatné 210 Kč, na 2 roky 420 Kč), pro Slovensko na telefonním čísle + 421 244 458 821, e-mail: predplatne@abompkapa.sk
